Anualmente a UEM, assim como outras instituições de ensino superior, participa do Censo da Educação Superior, realizado pelo Inep (Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira). O levantamento reúne informações sobre os cursos ofertados, vagas oferecidas, número de inscrições nos vestibulares, matrículas, ingressantes e concluintes, projetos pedagógicos, informações sobre docentes, infraestrutura, entre outros

O preenchimento dos dados no último Censo colocou a UEM em uma posição de destaque pelas melhorias registradas na apresentação das informações, especificamente no tocante aos discentes, o que levou o Inep a formalizar o convite para que a UEM fizesse um relato escrito das Boas Práticas para o Preenchimento do Censo Superior. O mesmo convite foi encaminhado a outras 179 instituições. O relato da UEM ficou em primeiro lugar e as estratégias desenvolvidas foram apresentadas em Brasília, no último dia 11 de fevereiro, para pesquisadores institucionais de todo o país.

A professora Márcia Marcondes Altimari Samed, responsável pelo preenchimento do Censo, foi quem fez o relato e a apresentação do mesmo na sede do Inep. Márcia Samed, que é assessora Especial de Gestão Estratégica, pela Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional, conta que em  2016 foi feito um diagnóstico, que evidenciou a falta de uma metodologia formalizada para o recolhimento, processamento e migração das informações relacionadas aos discentes. Neste diagnóstico, ficou clara a falta de padronização, bem como a insuficiência dos dados, a falta de um sistema de informações integradas e de um sistema que gerasse os arquivos de migração do Módulo Aluno.

Segundo a assessora, por muito tempo a UEM trabalhou com sistemas de informação descentralizados, sendo que cada setor desenvolvia um programa com determinado propósito, que geralmente não se integrava com outros similares. Assim, a coleta de dados para o Censo, especificamente para o Módulo Aluno, consistia em uma árdua tarefa de agregar informações geradas em diferentes setores. “Além do trabalho, notadamente os arquivos gerados eram incompletos”, assegura Samed.

Solucionar esta questão demandou dois anos de trabalho até os resultados aparecerem. Hoje eles são facilmente comprovados em números. Considerando os relatórios periódicos encaminhados pelo Censo da Educação Superior indicando o percentual de atualização das informações pelas instituições, em abril de 2017 a UEM havia atualizado apenas 13,6% das informações do Módulo Aluno, enquanto a média das outras IES estaduais era de 41%. Em abril de 2019 a atualização da UEM chegou a 95%, ao passo que a média das outras IES estaduais foi de 51%.

Quais foram as novas e boas práticas aplicadas no preenchimento do Censo? Quem responde é Márcia Samed. “Trabalhamos na padronização de dados e integração das informações por meio de um Business Intelligence, que realiza uma busca sistêmica nos bancos de dados da instituição e apresenta como resultado uma resposta, de acordo com os filtros que são previamente programados. Também foi desenvolvido um sistema desktop e, posteriormente, um sistema para web”, explica a assessora.

Ela destaca ainda que o software foi desenvolvido por alunos do Departamento de Informática, sob a supervisão de um servidor do Núcleo de Processamento de Dados, Walter Marcondes Filho. “O Programa de Computador gerou o depósito de um pedido de patente no Instituto Nacional da Propriedade Intelectual (INPI)”, salienta a professora.

Segundo informou a assessora, o trabalho deve ter continuidade com um projeto de melhoria contínua na gestão estratégica das informações, com base no desenvolvimento, implantação, manutenção e inovações nos sistemas acadêmicos para garantir a qualidade no preenchimento do Censo.